Vedtægter for
Lokalhistorisk Arkiv for Otterup og Omegn.(LAO)
- §1. ”Lokalhistorisk Arkiv for Otterup og Omegn” er en foreningsstyret institution. Arkivets lokaler er pt. på Otterup Bibliotek. Råderettens vilkår aftales med Nordfyns Kommune. Arkivets arbejdsområde er sognene: Skeby, Østrup, Lunde, Otterup, Hjadstrup, Norup, Nørre Nærå/Bederslev, Uggerslev/Nørre Højrup og Krogsbølle.
- §2. Arkivets formål er, i samarbejde med Lokalhistorisk Forening for Otterup og Omegn (LFO):
At - Indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed -og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium. Dog ikke arkivalier fra den offentlige forvaltning. Alt med tilknytning til områdets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner.
At - Stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for områdets historie.
- §3. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje.
- §4. LAO er medlem af Nordfyns Arkivsamvirke, ”Sammenslutningen af Lokalarkiver på Fyn” (SLA-Fyn) og ” Sammenslutningen af Lokalarkiver” (SLA) og kan frit samarbejde med arkiver, museer, institutioner eller enkeltpersoner, der virker for det samme formål.
- §5. LAO’s repræsentantskab er identisk med Lokalhistorisk Forening for Otterup og Omegns medlemmer og følger dermed retningslinjerne for medlemskab i denne forening.
- §6. Det daglige arbejde forestås af en Styrelse på 7 personer, der vælges på det årlige repræsentantskabsmøde. 5 skal være medlemmer af LFO’s bestyrelse. Desuden skal vælges 2 suppleanter. Disse er på valg hvert år. I ulige år er 4 styrelsesmedlemmer på valg og 3 i lige år. Styrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær, disse 4 har tegningsretten, og fastsætter selv sin forretningsorden. Der holdes møde efter behov og udfærdiges mødereferat, der tilsendes LFO. Styrelsen har ansvaret for Arkivet og skal sammen med arkivlederen sikre, at myndighedskrav overholdes.
- §7. Regnskabet skal revideres af en revisor. Regnskabsåret følger kalenderåret.
- §8. I 1. kvartal holdes repræsentantskabsmøde, indkaldt med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden. Her aflægges beretning, foretages valg, fremlægges revideret regnskab og fremlægges budget og handlingsplan for det kommende år.
- §9. Ifølge samarbejdsaftale med Nordfyns Arkivsamvirke, ansættes en fælles arkivleder for alle arkiver i Nordfyns kommune. Hvis enighed herom ikke kan opnås, ansætter LAO’s styrelse selv en fagligt uddannet leder, i det fornødne antal timer. Denne er fagligt ansvarlig for LAO’s drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA's standardinstruks for arkivledere. Styrelsen ansætter/afskediger andet personale i samråd med arkivlederen.
- §10. Styrelsen påser sammen med arkivlederen, at arkivets samlinger er forsvarligt registreret, og at de er offentligt tilgængelige i henhold til SLA`s tilgængelighedsregler. Styrelsen skal sørge for den bedst mulige opbevaring af arkivalierne.
- §11. LAO etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.
- §12. Styrelsen har ret til at tage vederlag for ydelser, efter gængse regler.
- §13. Skulle LAO af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale mellem Nordfyns Kommune og SLA, så deres forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret. Ophør kan kun finde sted hvis 2/3 af de fremmødte på 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder stemmer herfor. Disse skal afholdes med 14 dages mellemrum. På det sidste møde besluttes, hvordan en eventuel formue håndteres.
- §14. Vedtægterne træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen på den stiftende generalforsamling. Ændringer i vedtægterne kan vedtages på et repræsentantskabsmøde, hvis 2/3 af de fremmødte stemmer derfor.
Således vedtaget på det stiftende repræsentantskabsmøde Otterup den 23.februar 2009.
Vedtægtsændring i § 5 af 28. februar 2011.
Dirigent: Mogens Rasmussen
Underskrevet af formanden for Lokalhistorisk Forening for Otterup og Omegn den 23.februar 2009
Inge Lise Nielsen
Underskrevet af den første konstituerede formand for Lokalhistorisk Arkiv for Otterup og Omegn den 24. marts 2009.
Inge Lise Nielsen
(Fmd.)
Aage Mehlbye Inga Jensen Grethe Hansen
(Nfmd.) (Kass.) (Sekrt.)
Afleveret til Erhverv – og Fritidsudvalget i Nordfyns Kommune d. 26.marts 2009